Hohe Arbeitsbelastung: Wie Sie verhindern, dass Ihre Mitarbeiter „ausbrennen“

Zu viel Arbeit und ständiger Druck führen dazu, dass Mitarbeitende unter Stress stehen, erschöpft sind und nicht mehr die volle Leistung erbringen können. Die Motivation nimmt ab oder ist schon gar nicht mehr vorhanden, Fehlerquoten erhöhen sich, das Arbeitsklima wird schlechter und die Anzahl der Krankheitstage steigen an.

Die Zahl der vor allem psychisch belasteten Führungskräfte und Mitarbeiter nimmt zu. Die Krankenkassen in Deutschland registrieren mit +85 % eine deutliche Zunahme von Fehlzeiten aufgrund von psychischen Problemen. Das haben Sie sicher in Ihrem Unternehmen auch schon gemerkt.

Mehr als die Hälfte der Arbeitnehmer gibt an, ein hohes Arbeitspensum und Zeitdruck am Arbeitsplatz zu haben. Und es ist nicht nur der Workload, d. h. die Arbeitsmenge, die den Arbeitnehmern zu schaffen macht, sondern auch die immer weiter steigenden Anforderungen.

Als Arbeitgeber sollten sie Maßnahmen ergreifen, um die Arbeitsbelastung zu reduzieren. Was aber, wenn Sie die Arbeitsmenge nicht reduzieren können? Die Aufträge sind da und Sie versuchen schon lange vergeblich, Fachkräfte am Arbeitsmarkt zu bekommen.

Was Sie als Arbeitgeber machen können, um zu verhindern, dass Ihre Mitarbeiter ausbrennen oder kündigen, darum geht es in diesem Artikel.

Was man unter einer hohen Arbeitsbelastung versteht

Grundsätzlich verstehen wir unter Arbeitsbelastung die Menge an Arbeit, die ein Arbeitnehmer bewältigen muss. Sie umfasst aber nicht nur die Quantität der Arbeit, sondern auch die Art und Weise, wie die Arbeit und die Arbeitsbedingungen den Mitarbeiter beeinflussen.

Hierzu gehören die äußeren Einflüsse und Anforderungen, die sich auf den Körper und die Psyche des Mitarbeiters am Arbeitsplatz auswirken. Körperliche Belastungen, also die physischen Anstrengungen, kommen z. B. verstärkt im Handwerk oder in der Produktion vor. Hierunter fallen aber auch die Belastungen durch lange Bildschirmarbeit oder monotone Sitzhaltungen.

Immer größere Relevanz bekommen die psychischen Belastungen, die auf den Mitarbeiter einwirken und die Psyche beeinflussen. Dies sind die mentalen und emotionalen Einflussfaktoren. Diese Einflüsse können unterteilt werden in

Umgebungsbezogene Belastungen, wie z. B.

• Räumliche Gegebenheiten
• Arbeitsorganisation
• Führungsstil
• Konflikte mit Kollegen/Vorgesetzten
• Betriebsklima

Aufgabenbezogene Belastungsfaktoren, wie z. B.

• Zeitdruck
• Schlechte oder fehlende Arbeitsanweisungen
• Unzureichende Planung
• Komplexität der Aufgabe
• Ineffiziente Arbeitsprozesse
• Ansprüche an die Arbeitsqualität
• Hohes Arbeitsvolumen
• Technologische Überforderung

Nicht jeder Mitarbeiter nimmt die Belastung gleich wahr.  Das kann von verschiedenen Faktoren abhängen und entsprechend beeinflusst werden.

Gefahren einer hohen Arbeitsbelastung

Eine hohe Arbeitsbelastung kann gesundheitliche Folgen für die Arbeitnehmer haben. Der dadurch entstehende Dauerstress kann sowohl zu körperlichen als auch zu psychischen Problemen führen.

Auf der körperlichen Ebene können erste gesundheitliche Warnzeichen Schlafstörungen, Kopf- oder Rückenschmerzen sein. Bei einer länger andauernden Belastung ist auch das Risiko von Herz-Kreislauf-Erkrankungen nicht ausgeschlossen.

Psychisch kann eine andauernde zu hohe Arbeitsbelastung zu Angstzuständen, Niedergeschlagenheit, Depressionen bis hin zu Burnout führen.

Eine hohe Arbeitsbelastung und lange Arbeitszeiten können sich zusätzlich auf das Privatleben der Mitarbeiter auswirken und die Work-Life-Balance beeinträchtigen. Der Mangel an Erholungszeiten und Freizeit kann die körperlichen und psychischen Symptome verstärken und die Belastbarkeit verringern.

Ein hoher Krankenstand, geringere Produktivität und eine hohe Fluktuation sind die Auswirkungen auf der Unternehmensebene.  

10 effiziente Maßnahmen, wie Sie eine hohe Arbeitsbelastung in Ihrem Unternehmen reduzieren

Die Tipps und Maßnahmen fallen in die Bereiche strukturelle Maßnahmen, Umgang mit dem Thema Arbeitsbelastung und Unternehmenskultur. Selbstverständlich müssen Sie nicht alles umsetzen. Einige der Punkte haben Sie vielleicht schon etabliert. Die Reihenfolge soll keine Bewertung suggerieren. Beginnen Sie mit einer in Ihrem Unternehmen einfach umsetzbaren Maßnahmen.

Legen Sie klare Strukturen fest und klären Sie Verantwortlichkeiten

Eine klare Rollenverteilung und die Festlegung von Ansprechpartnern und Verantwortlichkeiten sorgen für Klarheit und reduzieren Unstimmigkeiten und die Suche nach der richtigen Person mit den notwendigen Informationen.

Schaffen Sie klare und organisierte Prozesse

Mitarbeiter leisten viel „Arbeit rund um die Arbeit“, also Arbeiten, die nichts mit dem eigentlichen Auftrag zu tun haben. Überflüssige Kommunikation durch E-Mails und weitere Nachrichten-Kanäle sind Hauptfaktor.  Benachrichtigungen jeglicher Art führen zur Ablenkung, unterbrechen die Arbeitsabläufe und lösen zusätzlichen Stress aus. Heute wissen wir längst, dass Multitasking sehr ineffizient ist und die Belastung erhöht. Wie ist die Erwartungshaltung bezüglich der Reaktionszeiten bei E-Mails oder Anrufen? Geben Sie Ihren Mitarbeiter die Möglichkeit zum konzentrierten Arbeiten?

Legen Sie Prioritäten fest

Legen Sie fest, welche Aufgaben absolute Priorität haben. Durch eine klare Priorisierung können Ihre Mitarbeiter besser einordnen, welche Aufgaben dringend sind und ihren Fokus darauf richten.

Schaffen Sie eine effiziente Meeting-Kultur

Eine effiziente Meeting-Kultur mit einer klaren Agenda und der Dokumentation der Ergebnisse und Aufgaben kann dazu beitragen, überflüssige Zeiten einzudämmen und Belastungen bei Ihren Mitarbeitern zu reduzieren.

Enttabuisieren Sie das Thema Arbeitsbelastung

Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, darüber zu sprechen. Belastungen am Arbeitsplatz sollte in Ihrem Unternehmen kein Tabu sein. Sie können Ihre Meetings entsprechend gestalten und so den Mitarbeitern ermöglichen, Themen anzusprechen, die problematisch oder belastend sind. Die Führungskräfte sollten das persönliche Gespräch suchen, wenn Mitarbeiter Anzeichen von Überlastung zeigen.

Nehmen Sie Ihre Mitarbeiter ernst

Ermöglichen Sie den Mitarbeitern, sich anonym und ohne Angst vor Konsequenzen zu äußern, z. B. im Rahmen von Mitarbeiterbefragungen. Durch positive und konstruktive Mitarbeitergespräche können Sie Ihre Mitarbeiter weiterbringen. In diesen Gesprächen darf auch Kritik geäußert werden. Nutzen Sie auch die Gelegenheit und bitten Sie Ihren Mitarbeiter um Verbesserungsvorschläge.

Passen Sie die Arbeitszeiten an

Überstunden, rigide Pausenregelungen, keine Räume, um abzuschalten, erhöhen die Belastung und führen zu Stress. Schaffen Sie Pausenregelungen, die den Bedürfnissen der Mitarbeiter entsprechen und geben Sie ihnen die Möglichkeit zu einer störungsfreien Pause zur freien Verfügung. So leisten Sie einen Beitrag für die psychische Gesundheit Ihrer Mitarbeiter.

Flexible Arbeitszeiten können den Stress bei den Mitarbeitern reduzieren, wenn z. B. die Möglichkeit besteht, die Kindern in den Kindergarten zu bringen, Arzttermine wahrzunehmen oder eine Schulaufführung der Kinder zu besuchen.

Arbeitszeiten, die sich auch an den privaten Bedürfnissen der Mitarbeiter orientieren, und die Möglichkeit zum Homeoffice können zu einer besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben beitragen. Selbstverständlich ist das nicht zu jeder Zeit und in jedem Umfang möglich – nutzen Sie die Möglichkeiten, die Ihnen zur Verfügung stehen und seien Sie transparent gegenüber den Mitarbeitern.

Fördern Sie den Austausch

Fördern Sie den Austausch unter den Mitarbeitern gerade auch über verschiedene Abteilungen hinweg, mit und ohne Anwesenheit der Führungskräfte. Beziehen Sie die Mitarbeiter bei der Suche nach Lösungen für den Umgang mit Belastungen und Herausforderungen im Arbeitsumfeld mit ein. Menschen, die sich einbringen können, gewinnen ein Gefühl von eigenem Einfluss und Kontrolle. Das reduziert Stress und fördert den Spaß an der Arbeit.

Begleiten Sie Ihre Mitarbeiter, z. B. durch den Einsatz von (unternehmensinternen) Mentoren. Das können langjährige Mitarbeiter sein, die mit den Strukturen bestens vertraut sind und auch den Respekt der Unternehmensleitung genießen.

Installieren Sie einen Ansprechpartner für „Probleme“. Das könnte z. B. auch ein externer Coach sein, der für die Sorgen der Mitarbeiter zur Verfügung steht.

Sensibilisieren Sie die Führungskräfte

Die Führungskräfte sind häufig selbst einem hohen Druck ausgesetzt und geben den Druck an die Mitarbeiter weiter. Die Vorgesetzten sollten offen sein für die Probleme der Mitarbeiter. Die meisten Führungskräfte nehmen allerdings nicht wahr, wenn ein Mitarbeiter überlastet ist. Sensibilisieren Sie die Führungskräfte für Warnhinweise psychischer Belastungen.

Machen Sie Ihren Mitarbeitern Gesundheitsangebote

Sie können Ihre Mitarbeiter durch zusätzliche Gesundheitsangebote unterstützen und so zum Erhalt der Leistungsfähigkeit im Beruf beitragen. Dies können verschiedene Maßnahmen sein:

• Körperliche Prävention
  • Mitgliedschaften in einem Fitness-Studio
  • Firmenfahrräder
  • Yoga-Kurse
  • Massagen
• Psychische Prävention
  • Entspannungskurse
  • Kurse zum Stressmanagement
  • Coaching

Zwei Konzepte, die Ihnen dabei helfen, noch besser auf Ihre Mitarbeiter einzugehen und die Arbeitsbelastung zu verringern

Konzept der Salutogenese

Der israelisch-amerikanische Medizinsoziologe Aaron Antonovsky hat das Modell der Salutogenese entwickelt, das sich auf Faktoren bezieht, die zur Gesunderhaltung beitragen. Antonovsky fand heraus, dass ein Gefühl von Kohärenz (von lateinisch cohaerere = zusammenhängen) Menschen stabil und gesund sein lässt. Kohärenz beschreibt ein Gefühl von Stimmigkeit und des Zusammenhaltes.

Menschen mit einem hohen Kohärenzgefühl sind besser in der Lage, ihre Stressauslöser zu bewältigen und die notwendigen Ressourcen auszuwählen. Damit ein Kohärenzgefühl entstehen kann, sind drei Komponenten und ihr Zusammenspiel wichtig:

• Verstehbarkeit: Menschen möchten sich und ihre Umwelt verstehen und die Überzeugung haben, dass das eigene Leben erklärbar ist.
• Handhabbarkeit (Bewältigbarkeit): Menschen benötigen die Zuversicht, dass sie die Anforderungen und Belastungen im Wesentlichen bewältigen können. Wesentlich dafür ist ein Bewusstsein für die benötigten Ressourcen, um die Herausforderungen zu bewältigen
• Sinnhaftigkeit: Menschen möchten in dem, was sie tun, einen Sinn sehen und den Glauben daran haben, dass die Anforderungen es wert sind, dafür Energie zu investieren.

Welche Bedeutung hat das Konzept der Salutogenese nun für den Umgang mit hohen Arbeitsbelastungen? Dem Sinn der Arbeit kommt in diesem Kontext eine besondere Bedeutung zu.

Helfen Sie Ihren Mitarbeitern dabei, insbesondere die Sinnhaftigkeit in ihrer Arbeit zu sehen. Warum ist genau dieser Mitarbeiter mit seiner Arbeitskraft so wertvoll für den Erfolg des Unternehmens? Lassen Sie Ihre Mitarbeiter wissen, welchen Beitrag sie zu dem Projekt leisten und warum das wichtig ist. Unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter außerdem dabei, das Gefühl zu haben, dass sie ihre Aufgaben bewältigen können, z. B. durch Fortbildungen und der Erweiterung ihrer Fertigkeiten oder auch beim Zeitmanagement.

Anforderungs-Kontroll-Modell nach Karasek

Das von Robert Karasek schon vor vielen Jahren entwickelte Modell ermittelt die Intensität der Stressreaktion anhand des Zusammentreffens zweier Komponenten: Die Kontroll- und die Einflussmöglichkeiten auf die zu bewältigende Arbeitssituation und die quantitativen Anforderungen (psychische Belastungen wie Zeitdruck und hoher Arbeitseinsatz) an den Arbeitnehmer.

Die Kontroll- und Einflussmöglichkeiten beziehen sich auf die Möglichkeiten des Arbeitnehmers, selbstständig zu handeln und eigene Fähigkeiten weiterzuentwickeln. Die quantitativen Anforderungen beziehen sich auf psychische Belastungen wie Zeitdruck und hoher Arbeitseinsatz.

Die Kombination aus hoher Kontrolle und hohen Anforderungen fördert die Bildung von Ressourcen und führt zu erweiterten Handlungsspielräumen. Ein Großteil der Arbeitsplätze ist heute geprägt durch steigende Arbeitsanforderungen bei gleichzeitiger geringer Kontrolle über die Arbeitsinhalte und Aufgaben.

Als dritten Einflussfaktor kann man die soziale Unterstützung berücksichtigen. Ein wesentliches Grundbedürfnis des Menschen ist Verbundenheit bzw. Zugehörigkeit. Fehlt der soziale Rückhalt am Arbeitsplatz, so ist mit einer zusätzlich verstärkten Stressreaktion zu rechnen. Unter Angst und Stress ist das Gehirn weniger leistungsfähig.

Das Anforderungs-Kontroll-Modell macht deutlich, wie wichtig es für den Mitarbeiter zur Stressreduktion ist, dass er selbstständig innerhalb seines Arbeitsrahmens und seines Aufgabengebietes unter Beachtung des Gesamtkontextes handeln kann. Ermöglichen Sie ihm, seine Fähigkeiten z. B. durch Fortbildungen weiterzuentwickeln. Wenn Sie zusätzlich noch die soziale Komponente im Unternehmen und in den Teams fördern, können Sie die Stressreaktionen Ihrer Mitarbeiter reduzieren.

Fazit: Schaffen Sie ein Arbeitsumfeld, das Ihre Mitarbeiter trotz einer hohen Arbeitsbelastung gesund und leistungsfähig hält

Es wird nicht gelingen, die Belastungsfaktoren vollständig auszuschalten, denn Fachkräftemangel, Arbeitsverdichtung, Zeitdruck und weitere Herausforderungen der Arbeitswelt werden eher zu als abnehmen. Durch die Einbeziehung der Mitarbeiter und der Schaffung von entlastenden Ressourcen wie die soziale Integration von Mitarbeitern durch die Förderung der Zusammenarbeit und der kollegialen Unterstützung, der Einräumung von eigenen Handlungsspielräumen und Flexibilität sowie der Unterstützung durch Gesundheitsangebote können Sie Ihre Mitarbeiter nachhaltig stärken.

Eine Unternehmenskultur der Offenheit, die geprägt ist von Werten wie Vertrauen, Wertschätzung, aber auch von Transparenz führt zu einer höheren Motivation und bindet die Mitarbeiter. Etablieren Sie eine Führungskultur, die das Thema Gesundheit im Fokus hat. Denn nur gesunde Mitarbeiter und Führungskräfte können auch mit einer hohen Arbeitsbelastung gut umgehen. So steigern Sie die Zufriedenheit der Mitarbeiter, reduzieren Ausfälle aufgrund von Erkrankungen, verhindern Kündigungen und erhöhen so langfristig die Attraktivität des Unternehmens.

Möchten Sie die Arbeitsbelastung für Ihre Mitarbeiter reduzieren und benötigen Unterstützung dabei? Lassen Sie uns reden.

Gesundes Arbeiten wünscht Ihnen

Britta Dohr